Este guia é para quem atende no balcão. Ele cobre o dia a dia com o papel Recepcionista: a entrada dos alunos, o que fazer quando o acesso está bloqueado, os avisos sobre cada aluno e o atendimento de quem não tem e-mail. Se você é da gestão, mande este link para a pessoa que começa na recepção.
O que a recepção faz (e o que fica com a gestão)
Com o papel Recepcionista, você:
- registra a entrada dos alunos e libera entrada bloqueada, com motivo;
- cadastra alunos e edita os dados deles (veja Como cadastrar um aluno novo);
- inscreve alunos nas aulas, cancela reservas e faz a chamada (veja Agenda e aulas);
- lança documentos, como atestados, e escreve avisos sobre os alunos;
- atende o aluno sem e-mail: coleta as assinaturas no tablet e gera o acesso pelo celular.
Fica com a gestão, a não ser que a academia tenha dado essas permissões a você: vender plano, receber pagamento e emitir recibo, ver a triagem de saúde, e imprimir treino ou avaliação física.
Começo do turno
- Abra Check-in no menu. Se a academia tem mais de uma unidade, o sistema pergunta Em qual unidade você está?: escolha a sua. Tudo o que você registrar fica nessa unidade.
- No próprio Check-in, veja se há algo em Precisa de atenção (explicado abaixo). Na Visão geral, o quadro de mesmo nome mostra as tentativas negadas hoje e os cadastros com termos pendentes.
- Confira as aulas do dia em Agenda, se a academia trabalha com aula marcada.
Registrar a entrada
- No Check-in, busque o aluno pelo nome, pelo CPF (bastam 3 dígitos) ou leia o QR code do app dele com o leitor do balcão. A busca fica no topo e acompanha a tela quando você rola.
- Confira o painel que abre: foto, nome e a situação do acesso. No computador, ele abre ao lado da lista; no celular e no tablet, abre por cima da tela, e o X fecha.
- Acesso liberado: toque em Registrar entrada.
- Entrou às…: o aluno já tem a entrada de hoje nesta unidade, pelo balcão, pela catraca ou pelo check-in do Wellhub ou do TotalPass. Não há o que registrar. Se ele tem aula, use Check-in da aula.
- Acesso bloqueado ou Entrada só com reserva: veja "Quando o acesso está bloqueado", abaixo.
- Pronto quando aparece Entrada registrada. Se o aluno tinha aula reservada naquele horário, a mensagem é Entrada e check-in da aula registrados.: a presença na aula já foi marcada.
Abrir o painel não registra nada. Só conta o que você confirma. E cada aluno tem uma entrada por dia: registrar de novo, no balcão ou em outro aparelho, mostra Já entrou hoje com a hora da primeira, sem gravar outra.
Para aluno do Wellhub ou do TotalPass, o painel mostra também o check-in do parceiro: confirmado, validando (com o prazo) ou expirado. Na unidade sem catraca, o check-in confirmado já é a entrada: Entrou às 07:16 · Check-in Wellhub. Se a confirmação veio depois, o painel diz quando, por exemplo Confirmado no Wellhub às 08:15, e a entrada continua com a hora do check-in. Na unidade com catraca, o confirmado diz falta passar na catraca até ele passar.
No computador, depois de cada registro, a busca volta a ficar pronta para o próximo aluno: dá para ler o QR seguinte sem clicar em nada.
No celular, o app Alpha Gestão faz a mesma entrada: lê o QR do aluno pela câmera ou busca pelo nome ou pelo CPF. Veja App da equipe.
Hoje na unidade
A lista Hoje na unidade se atualiza sozinha com quem passou pela unidade hoje, uma linha por aluno, o registro mais recente em cima: quem acabou de entrar, de ter o check-in confirmado ou de ser liberado aparece no topo. A linha diz a hora da entrada e por onde ela veio: Recepção, Catraca, QR code, o check-in do parceiro (Check-in Wellhub ou Check-in TotalPass) ou Check-in pelo celular, que o próprio aluno faz na porta, com a distância até a unidade (veja Check-in pelo celular). Quando o check-in do parceiro é confirmado depois, a linha mostra também essa hora, por exemplo 07:16 · Check-in Wellhub · confirmado às 08:15: ela fica no topo pela hora da confirmação, mas a entrada continua sendo a do check-in. Se foi uma liberação manual, a linha diz Liberação manual às 08:15 com o motivo. Quando há mais de uma passagem, a linha soma: 3 passagens. A liberação manual aparece com o motivo, e quem só foi barrado aparece como Tentativa negada, com o motivo.
Os filtros no alto da lista mostram quantos há de cada: Todos, Parceiros, Negadas e Manuais. A lista mostra os mais recentes primeiro; Mostrar mais traz o resto. Toque numa linha para abrir o aluno.
Precisa de atenção
No Check-in, acima da lista, aparece o que precisa de alguém agora, com a ação que resolve. Quando não há nada, o quadro some. Os itens mais urgentes ficam em cima, em vermelho: os que vencem em 15 minutos ou menos e quem foi barrado na catraca ou no check-in pelo celular.
| Item | O que fazer |
|---|---|
| Check-in de parceiro com um motivo de bloqueio (por exemplo, Cadastro incompleto) | Resolva o motivo, e a visita é confirmada sozinha. Se o aluno precisa entrar antes, toque em Liberar e validar e escreva o motivo: a visita é validada no parceiro e a liberação fica registrada com o seu usuário. |
| Sem aluno vinculado | O sistema não reconheceu o ID do parceiro. Toque em Vincular aluno, escolha o aluno, e o ID vai para a ficha dele e o check-in é validado. Vincular precisa de Gerir alunos; sem ela, peça a quem cadastra alunos. |
| Ainda não validou ou tentativas automáticas esgotadas | A confirmação automática não veio. Toque em Validar agora. |
| Barrado às… | A catraca negou a entrada nos últimos 30 minutos e o aluno não entrou depois. Abrir aluno mostra o motivo e as saídas. |
| Barrado no check-in pelo celular às… | O aluno tentou fazer o check-in pelo celular na porta, nos últimos 30 minutos, e o acesso está bloqueado. Quando a mensalidade vencida é paga por outra pessoa da família, o item diz pago por e o nome. Abrir aluno mostra o motivo e as saídas. |
Cada item mostra o prazo do check-in do parceiro: vale até…, e vence em … min perto do fim. Nos três pontinhos do item ficam Abrir aluno e Descartar check-in, para check-in feito por engano ou de quem não veio: descartado, ele não gera repasse.
Se você rolar a lista do dia e o quadro sair da tela, a barra da busca passa a mostrar quantas pendências há (por exemplo, 2 pendências). Toque nela para voltar ao quadro.
No fim do quadro, … check-ins expiraram sem validar hoje mostra os que passaram do prazo. Para o Wellhub, veja o que fazer com check-in expirado.
O QR do app vale 2 minutos e uma vez só, e o app troca o código sozinho. Se aparecer QR code inválido ou expirado, peça para o aluno tocar em Atualizar agora no app e leia de novo.
Quando o acesso está bloqueado
O painel mostra Acesso bloqueado e o motivo. Você tem duas saídas:
- Registrar tentativa negada: o aluno não entra, e a tentativa fica registrada.
- Liberar mesmo assim: o aluno entra. Você escreve o Motivo da liberação (por exemplo, "Autorizado pelo gerente até regularizar"), e a liberação fica registrada com o seu usuário. A catraca nunca libera sozinha: liberação é sempre de uma pessoa no balcão.
Se o aluno já fez o check-in no Wellhub ou no TotalPass e ele ainda está validando, o botão é Liberar e validar no Wellhub (ou no TotalPass): a liberação também valida o check-in, para a visita ser paga. Se a validação no parceiro falhar, o aviso de erro oferece Liberar sem validar: o aluno entra com o mesmo motivo, mas a visita fica sem repasse.
O que cada motivo quer dizer e quem resolve:
| Motivo | O que fazer |
|---|---|
| Cadastro incompleto | O aluno ainda não terminou o cadastro: dados, triagem de saúde ou termos. Ele termina pelo próprio acesso. Aluno sem e-mail termina com você, em Coletar no balcão. |
| Consentimentos pendentes | Há um termo obrigatório para aceitar. Mesmo caminho do cadastro incompleto. |
| Documento obrigatório não entregue ou Documento vencido | Receba o documento (um atestado, por exemplo) e lance na ficha do aluno, na seção Documentos. |
| Sem check-in no app do parceiro hoje | Aluno do Wellhub ou do TotalPass que ainda não fez o check-in no app do parceiro hoje, nesta unidade. É o check-in que paga a visita: peça para ele fazer no app, e a entrada é liberada em instantes. Liberar mesmo assim deixa entrar, mas sem repasse. |
| Sem contrato ativo, Contrato suspenso, Contrato inativo ou Fora da vigência | O aluno não tem plano valendo. A venda ou a renovação do plano é com a gestão. |
| Contrato não assinado | O aluno assina pelo próprio acesso. Aluno sem e-mail assina com você, em Coletar no balcão. |
| Pagamento em atraso | Há mensalidade vencida além da tolerância do plano. Encaminhe para quem recebe pagamentos. |
| Unidade sem acesso | O plano do aluno não vale nesta unidade (na busca, ele aparece com o selo Outra unidade). |
| Sem reserva no horário | O plano do aluno é só de aulas marcadas e não há aula reservada agora. Se houver vaga, inscreva o aluno na aula pela Agenda. |
| Acesso suspenso pela academia ou Acesso removido pela academia | Alguém da equipe pausou ou removeu o acesso dele. Confirme com a gestão antes de reativar. |
Avisos sobre o aluno
Aviso é a anotação que aparece em amarelo no painel do check-in e na ficha do aluno, para quem atende ver na hora. Exemplos: "Pagamento combinado para dia 10" ou "Devolver a toalha esquecida".
- Na ficha do aluno, na seção Anotações da equipe, toque em Nova anotação.
- Escreva a Anotação e ligue Mostrar como aviso.
- Se o aviso tem prazo, preencha Aviso até. Sem data, ele fica até alguém encerrar.
- Toque em Salvar.
O aviso só informa: ele nunca libera nem bloqueia a entrada. O aluno pode receber as anotações dele num pedido de dados pela LGPD, então registre fatos, não opiniões. Avisos de saúde só aparecem para quem tem acesso à saúde dos alunos, e o aviso de um aluno de outra unidade não aparece no seu balcão.
Aluno sem e-mail
Para o aluno cadastrado sem e-mail, comum entre idosos, a recepção faz o que ele faria sozinho pelo celular:
- Coletar no balcão, na ficha ou no painel do check-in, abre a coleta em modo tablet: você confere o documento com foto, entrega o tablet e o aluno lê e assina a triagem, os termos e o contrato. No fim, toque em Concluir cadastro.
- Gerar acesso pelo celular mostra um código: o aluno aponta a câmera do celular dele, cria uma senha e passa a entrar com o CPF e essa senha. O código vale 2 minutos. Se o app Alpha Treino dele mostra só o campo E-mail na entrada, peça para atualizar o app pela loja; enquanto isso, ele entra pelo navegador do celular.
- Desconectar aparelhos tira o acesso de todos os celulares do aluno (por exemplo, se ele perdeu o aparelho). Para voltar, ele precisa de um novo código no balcão.
Na ficha do aluno
- Corrigir dados: toque no lápis ao lado do nome (Editar dados). O e-mail de login não muda por aqui; se o convite não chegou, use Corrigir e-mail do convite, nas ações.
- Foto: toque na foto, na ficha ou no painel do check-in, e use Tirar foto. A foto serve para reconhecer o aluno no atendimento; o sistema não faz reconhecimento facial.
- Ações (os três pontinhos): Reenviar convite para quem ainda não criou a senha, Corrigir e-mail do convite quando o convite não chega e o aluno nunca entrou (veja Como cadastrar um aluno novo), Suspender acesso, Reativar acesso e Remover acesso. Remover não apaga nada: o aluno fica inativo e pode voltar depois. Suspender e remover bloqueiam a entrada na hora.
- Identificadores de acesso: o cartão, o PIN, o Wellhub ID ou o código TotalPass que a catraca e os parceiros usam para reconhecer o aluno.
Se a sua recepção também recebe pagamentos
Só vale se a academia deu a você Ver financeiro e Gerir financeiro. Com elas, a ficha do aluno ganha a seção Plano e cobranças.
- Na aba Cobranças, abra o menu da mensalidade e toque em Baixar.
- Confira o Valor recebido (dá para receber só uma parte), a Data do pagamento e a Forma de pagamento.
- Toque em Confirmar. O recibo é emitido na hora, com número. Se a academia deixou ligado o envio de recibo por e-mail, ele já vai para o aluno.
- Para entregar o recibo na mão, use Imprimir. Para mandar pelo celular, use WhatsApp ou Copiar link: o link vale 30 dias.
Quem também tem Conceder descontos e valor combinado vê, no diálogo da baixa, a caixa Receber com desconto: escolha Valor em R$ ou Percentual, o valor e o Motivo, e o Valor recebido já passa a ser o saldo com desconto. O desconto e o pagamento entram juntos, e o recibo mostra o valor original e o desconto.
Para cobrar uma mensalidade em aberto, use Cobrar por WhatsApp no mesmo menu. Se a chave Pix estiver em Configurações › Cobrança, a mensagem já leva o Pix copia e cola. Para cobrar algo fora do plano, como uma taxa ou um produto, use Nova cobrança avulsa.
Receber da família
Quando o titular de um grupo familiar paga as mensalidades dos dependentes, a mensalidade do dependente mostra paga por e o nome do titular. Na baixa dela, Pago por já vem com o titular; troque para O próprio aluno se foi ele quem pagou. Cobrar por WhatsApp manda a mensagem para o titular.
Para receber de uma vez o que o titular paga, abra a ficha dele e vá a Mensalidades da família:
- Toque em Receber da família. A lista traz as vencidas e as que vencem nos próximos 30 dias, todas marcadas; desmarque as que ficam para depois. A mensalidade de uma unidade que você não atende aparece sem poder marcar.
- Confira a Data do pagamento e a Forma de pagamento e toque em Confirmar. Cada mensalidade marcada é quitada inteira; para receber só uma parte, use Baixar na mensalidade.
- Sai um recibo por mensalidade, no nome do aluno, dizendo que o titular pagou. O titular recebe o comprovante do pagamento, que lista os recibos: use Imprimir comprovante ou mande pelo WhatsApp (o link vale 30 dias).
Em Mensalidades da família, Cobrar por WhatsApp manda ao titular a lista com o nome de cada um e o total. Na cobrança de vencido, só entram as vencidas. Na Inadimplência, a linha do titular junta as mensalidades vencidas dos dependentes que ele paga.
Se não deu certo
- "Você não atende nesta unidade.": a unidade escolhida no topo não é uma em que você trabalha. Troque a unidade ativa ou fale com a gestão.
- "Descreva o motivo da liberação (mínimo 5 caracteres).": a liberação manual sempre pede um motivo.
- O aluno não aparece: no check-in, confira a grafia ou busque pelo CPF. Na lista de Alunos, quem teve o acesso removido só aparece com o filtro Inativo.
- "Sem acesso a esta área": a área não faz parte do seu papel. Peça à gestão se precisar dela.
Próximos passos
Como cadastrar um aluno novo (e o que acontece depois)
Do cadastro na recepção ao aluno treinando pelo app: o convite, o primeiro acesso, o que o aluno preenche e como acompanhar quem não terminou.
Agenda e aulas: como montar a grade e o que o aluno vê
Tipos de aula, grade recorrente, vaga fixa, chamada, fila de espera e as regras de reserva, com o que o plano de cada aluno permite.