Como cadastrar um aluno novo (e o que acontece depois)

Este guia é para a recepção e a gestão. Ele cobre o cadastro do aluno do começo ao fim: o que você faz no sistema, o que o aluno recebe e faz do lado dele, e como saber quem ainda não terminou.

O caminho completo tem quatro partes:

1. Você cadastra o aluno e o sistema manda um convite por e-mail.
2. O aluno cria a senha e preenche o próprio cadastro: dados, contato de emergência, triagem de saúde e termos, com assinatura.
3. Você vende o plano na ficha dele.
4. O aluno baixa o app e treina.

1. Cadastrar e enviar o convite

1. No menu, abra Alunos e toque em Convidar aluno.
2. Preencha o E-mail e o Nome (opcional), que aparece no convite.
3. Se o aluno está na sua frente, toque em + Preencher dados do cadastro (opcional) e adiante CPF, data de nascimento, telefone e endereço. O aluno só confere depois. Saúde e termos ficam sempre com ele.
4. Se a academia tem mais de uma unidade, escolha a Unidade do aluno.
5. Toque em Enviar convite.

Deu certo quando aparece Convite enviado. Em seguida o sistema oferece tirar a foto do aluno, que aparece na ficha e no balcão do check-in. É opcional: toque em Concluir para pular. O aluno entra na lista com o selo Convite pendente.

Quando a pessoa já tem cadastro na plataforma

Se o e-mail ou o CPF já são de uma conta da plataforma (a pessoa treina em outra academia, por exemplo), o sistema não liga essa conta à sua academia sozinho. Aparece o aviso Esta pessoa já tem cadastro na plataforma, e ela recebe um e-mail para aceitar a sua academia. Até ela aceitar, a sua equipe não vê os dados do cadastro dela: em Alunos, a seção Aguardando aceite mostra só o nome e o e-mail que vocês digitaram. O aceite é feito pelo navegador, no link do e-mail. Quando ela aceitar, entra na lista de alunos e faz o cadastro normalmente. Para enviar o pedido de novo, convide outra vez; o e-mail volta a sair depois de 24 horas. Cancelar desfaz o pedido.

O aviso é o mesmo quando o e-mail é de outra pessoa (o de um parente, por exemplo): nesse caso ninguém recebe o pedido. Confira o e-mail e o CPF com o aluno.

2. O que o aluno recebe e faz

1. Chega um e-mail com o assunto "Você foi convidado para" seguido do nome da academia. O remetente aparece com o nome da academia.
2. O aluno toca em Criar minha senha e cria uma senha com pelo menos 8 caracteres, letra maiúscula, letra minúscula, número e caractere especial. Nessa hora, o selo dele na sua lista muda para Ativo.
3. Ele preenche o cadastro em quatro partes: Seus dados (CPF e data de nascimento são obrigatórios), Contato de emergência, Triagem de saúde (as 7 perguntas do PAR-Q, com assinatura) e Consentimento e termos (também com assinatura). Se a data de nascimento informada for de menor de 18 anos, o sistema mostra a idade e pede para ele corrigir a data ou confirmar que é menor: menor não conclui o cadastro sozinho (veja Menor de idade, abaixo).
4. Ele toca em Concluir e entrar. A partir daí, entra com o e-mail e a senha, no navegador ou no app. O link do e-mail não serve mais depois que a senha é criada.

O cadastro leva uns 5 minutos e o aluno pode parar e continuar depois. Enquanto não termina, ele não acessa nada da área do aluno, e a entrada na catraca é negada com o motivo Cadastro incompleto.

E se o aluno responder "sim" na triagem de saúde?

O "sim" não bloqueia o cadastro. O aluno vê a recomendação de buscar liberação médica e segue. Na ficha dele e em Conformidade aparece o selo Atenção médica, para quem tem a permissão Ver saúde dos alunos (de fábrica, Administrador e Professor).

Se a academia exige atestado de quem respondeu "sim", configure isso em Configurações › Documentos do aluno, num documento que se aplica a Só quem respondeu sim no PAR-Q. Lá você escolhe se a falta do atestado só avisa ou se bloqueia a entrada.

3. Vender o plano

O plano não é escolhido no convite: ele é vendido na ficha do aluno, e pode ser vendido antes mesmo de o aluno terminar o cadastro.

1. Em Alunos, toque no nome do aluno para abrir a ficha.
2. Na seção Plano e cobranças, toque em Vender plano.
3. Escolha o Plano, a data de Início e, se houver mais de uma, a Unidade de matrícula.
4. Toque em Associar plano.

Se o plano tem contrato para assinar, o aluno assina no próximo acesso (ou recebe o link por e-mail, conforme a mensagem que aparecer). As cobranças do contrato são geradas na hora.

Regra de desconto (promoção ou empresa parceira)

Quando a academia tem regras cadastradas em Planos › Regras de desconto, a venda mostra o campo Regra de desconto (e Regra para a matrícula, se houver regra para a taxa). Para aplicar uma regra basta Gerir financeiro.

• A lista só traz as regras que valem para o plano escolhido, dentro do período de venda. Uma regra só para novas matrículas não vale para quem já teve plano na academia.
• Regra e desconto livre não somam na mesma cobrança: com uma regra na mensalidade, o bloco Desconto some.
• O nome da regra aparece no contrato e no app, e as condições dela vão no contrato que o aluno assina.
• Na renovação, a mesma regra já vem escolhida quando ainda vale para o plano, com o valor atual da regra. Se ela não vale mais, a tela avisa.
• Na troca de plano, o desconto da regra segue se o plano novo está na regra. Se a troca mantém a data de término, ele segue como foi vendido; se a troca abre uma vigência nova, vale a regra atual, e o desconto cai se a regra não vale mais.

Desconto de família

O desconto de família é uma regra do tipo Família em Planos › Regras de desconto, com o máximo de dependentes de cada grupo e se o titular também recebe. O grupo se monta na ficha do titular, em Grupo familiar, com Gerir financeiro:

1. Toque em Criar grupo familiar e escolha a regra. O aluno da ficha fica como titular.
2. Toque em Adicionar dependente, busque o aluno e escolha o parentesco. O parentesco é declarado, sem documento. Os menores de quem o titular é responsável aparecem como sugestão.
3. Na venda do dependente, escolha a regra de família em Regra de desconto. Ela só aparece enquanto o titular tem plano ativo; para o próprio titular, só quando a regra prevê o desconto dele.

Na ficha, Com o desconto da família mostra quem já tem o desconto no plano atual. Tirar do grupo e Encerrar grupo não mudam o plano que o aluno já tem: o desconto vale até o fim dele. Na renovação e na troca de plano que abre vigência nova, o grupo é conferido de novo, e o desconto não segue para quem saiu do grupo ou cujo titular está sem plano.

Quem paga as mensalidades da família

Cada pessoa do grupo tem o próprio contrato e as próprias mensalidades. Em Grupo familiar, Quem paga as mensalidades diz se Cada um paga o seu ou se O titular paga. A escolha vale por dependente: na linha de cada um, use Titular passa a pagar ou Volta a pagar o próprio. Exige Gerir financeiro.

• Para o titular passar a pagar por um adulto, marque que ele autorizou o titular a pagar e a ver valor, vencimento e situação das mensalidades dele. Fica registrado quem marcou e quando. Para o menor de quem o titular é o responsável, não precisa de autorização; para o menor de outro responsável, informe o nome de quem autorizou.
• O titular passa a pagar as mensalidades que vencem a partir do dia em que a escolha foi feita. As que já venceram continuam com o aluno.
• O contrato continua sendo do aluno, e só ele é bloqueado na entrada se uma mensalidade dele ficar em aberto. O titular nunca é bloqueado pela mensalidade de outra pessoa.
• Os dois são avisados no app quando o titular começa e quando deixa de pagar. O titular também recebe um aviso dois dias antes e no dia do vencimento; o aluno, no último dia antes do bloqueio, se a mensalidade continuar em aberto.
• Volta a pagar o próprio, Tirar do grupo e Encerrar grupo devolvem ao aluno as mensalidades em aberto, com aviso. O aluno adulto também pode tocar em Pagar eu mesmo em Meu plano.

Na ficha do titular, Mensalidades da família junta as mensalidades dele e as dos dependentes que ele paga, vencidas e as que vencem nos próximos 30 dias, com o total. Para receber, veja "Receber da família" em Recepção: guia do balcão.

Desconto e valor combinado

Quem tem Conceder descontos e valor combinado vê, na venda, o bloco Desconto. De fábrica, só o Administrador tem essa permissão.

1. Escolha o tipo: Percentual, Por parcela (um valor em reais tirado de cada cobrança) ou Valor combinado (o valor que o aluno vai pagar por cobrança). Em plano trimestral, semestral ou anual, o valor é por cobrança, e a dica embaixo do campo mostra quanto isso dá por mês.
2. Em Duração, deixe Vigência inteira ou escolha Primeiras parcelas e informe em quantas o desconto vale (uma promoção, como 50% nos dois primeiros meses). As parcelas seguintes saem pelo preço de tabela.
3. Na vigência inteira, a caixa Manter este desconto na renovação vem marcada. Desmarque se o acordo vale só para este contrato. Promoção nunca segue para a renovação.
4. Se o plano tem taxa de matrícula, marque Isentar a taxa de matrícula quando for o caso.
5. Escolha o Motivo. Em Nome que o aluno vê, você pode trocar o nome padrão (por exemplo, "Desconto família"); ele aparece no contrato e no app. A Observação interna não aparece no contrato nem no app, mas o aluno pode recebê-la se pedir os dados dele (LGPD): registre fatos.
6. Confira o resumo que aparece antes de Associar plano: preço de tabela, valor com desconto, em quantas parcelas ele vale, número de cobranças e total.

O desconto fica congelado no contrato, como o preço: pela vigência inteira ou só nas parcelas da promoção, como está no contrato que o aluno assina. As cobranças já nascem com o valor descontado, e a ficha mostra a tabela e o desconto embaixo do valor. Uma cobrança que o desconto zera (matrícula isenta ou cortesia de 100%) aparece como Isento, sem nada a receber. A multa de cancelamento, quando houver, é calculada sobre o valor com desconto.

Em Trocar plano, no menu do contrato, o bloco Desconto no plano novo decide o que acontece com o desconto: Manter o atual, Sem desconto ou, para quem tem Conceder descontos e valor combinado, Outro desconto. Percentual segue igual no plano novo; valor combinado vira o percentual equivalente, porque o valor acertado para um plano não vale para outro. Uma promoção segue só com as parcelas que faltam e só se o plano novo cobra na mesma periodicidade (mensal para mensal, por exemplo); na troca não dá para criar uma promoção nova, só um desconto pela vigência inteira, com a caixa Manter este desconto na renovação marcada como no desconto atual. A prévia mostra o resultado antes de você enviar, e o aluno assina o contrato novo já com o desconto.

Desconto numa cobrança já emitida

Para dar desconto depois da venda, numa cobrança em aberto, abra o menu da cobrança na aba Cobranças e toque em Dar desconto (também em Financeiro › Cobranças). Exige Conceder descontos e valor combinado na unidade da cobrança.

1. Escolha Valor em R$ (o mesmo valor em cada cobrança) ou Percentual (sobre o valor de cada cobrança) e informe o valor.
2. Escolha o Motivo. A Observação interna é opcional.
3. Na ficha do aluno, marque em Aplicar também em as outras cobranças em aberto que recebem o mesmo desconto.
4. Confira o resumo e toque em Dar desconto.

O desconto nunca passa do que falta pagar. Se ele cobre o saldo inteiro, a cobrança fica quitada (sem nada pago, aparece como Isento). Para desfazer, abra o menu da cobrança, toque em Descontos e use Desfazer, com um motivo: a cobrança volta a dever o valor e, se tinha ficado quitada pelo desconto, reabre. Se a cobrança já foi paga e tem recibo de quitação, estorne o pagamento em Financeiro › Recebimentos antes. O desconto que veio da venda ou da troca de plano não se desfaz por aí, nem o de uma cobrança do contrato antigo depois de uma troca de plano.

Os descontos do mês ficam em Financeiro › Descontos, agrupados por motivo, origem, regra, quem deu, plano ou unidade, com a lista das cobranças, as promoções que acabam nos próximos 60 dias e a exportação em CSV. A DRE mostra a receita bruta, os descontos concedidos e a receita líquida.

Renovação

Renovar é vender o plano de novo quando a vigência acabar: na ficha, toque em Vender novo plano. O plano do contrato anterior já vem escolhido.

• Se o contrato anterior tinha um desconto marcado para a renovação, aparece Desconto do contrato anterior: Manter (as mesmas condições, sobre a tabela de hoje), Sem desconto ou, para quem tem Conceder descontos e valor combinado, Outro desconto. Para manter, basta Gerir financeiro.
• Valor combinado continua o valor acertado com o aluno, mesmo que a tabela tenha subido. Se a tabela caiu até o valor combinado ou abaixo dele, o desconto não segue e a tela avisa antes da venda.
• Para quem renova, a caixa Isentar a taxa de matrícula na renovação aparece para quem tem Gerir financeiro.

Em Relatórios › Membros, a lista de contratos a vencer mostra, para cada aluno com desconto, se ele segue na renovação. A mensagem de WhatsApp da lista já avisa o aluno disso.

Plano com mensalidade fora do sistema

Se o plano está marcado como Cobradas pela academia, fora do sistema, a venda não gera cobrança e não pede assinatura. A ficha mostra o selo Mensalidade fora do sistema e o valor como referência. O acesso funciona como em qualquer plano: vale pela vigência, pelas modalidades e pelas unidades do plano.

• Trocar de plano vale na hora: no menu do contrato, toque em Trocar plano, escolha outro plano com mensalidade fora do sistema e confirme. O contrato antigo fica como substituído, sem contar como cancelamento.
• Renovar é vender o plano de novo quando a vigência acabar.
• Quem parou de pagar continua com o plano ativo até a vigência acabar, porque o sistema não acompanha o pagamento. Cancele o contrato na ficha quando o aluno sair.
• Cobrança avulsa (uma aula avulsa, um produto) continua sendo cobrança do sistema: se ficar em aberto depois do vencimento, aparece como atraso.

4. O app

O app do aluno se chama Alpha Treino e é gratuito na App Store e no Google Play. O aluno entra com o mesmo e-mail e senha. Não existe cadastro pelo app: o acesso sempre nasce do convite da academia.

Se ele abrir o app antes de terminar o cadastro, o app mostra Complete seu cadastro com o botão Completar no navegador, que leva direto ao passo em que ele parou.

Como saber quem não terminou

• Não criou a senha ainda: em Alunos, filtre por Convite pendente. No menu de ações do aluno (os três pontinhos, na lista ou na ficha), use Reenviar convite. O link antigo deixa de valer. Se o convite não chega de jeito nenhum, veja O convite não chega, abaixo.
• Criou a senha, mas não terminou o cadastro: o selo já é Ativo, então a lista não basta. Abra Conformidade e ligue Somente pendentes: aparecem os termos, a triagem e os documentos que faltam de cada um.
• Na Visão geral, o bloco Precisa de atenção também conta os alunos sem triagem de saúde válida.

Casos especiais

Aluno sem e-mail

1. Em Convidar aluno, ligue Aluno não tem e-mail.
2. Preencha o nome completo, como no documento, o CPF e a data de nascimento, que passam a ser obrigatórios.
3. Toque em Cadastrar aluno. Nenhum e-mail é enviado.

O aluno fica com o selo Sem e-mail na ficha. A triagem, os termos e o contrato são assinados por ele no balcão: na ficha, use Coletar no balcão e entregue o tablet ou o celular ao aluno. Para ele usar o sistema sozinho, use Gerar acesso pelo celular: o aluno aponta a câmera para o código (vale 2 minutos), cria uma senha e passa a entrar com o CPF e essa senha. No app Alpha Treino, a tela de entrada precisa mostrar o campo E-mail ou CPF: se mostrar só E-mail, peça para o aluno atualizar o app pela loja. Enquanto isso, ele entra pelo navegador do celular, com o CPF e a senha.

Essas duas ações exigem Coletar assinaturas no balcão (aluno sem e-mail) e Gerar acesso pelo celular (aluno sem e-mail), que a Recepcionista padrão já tem.

O convite não chega

Acontece sobretudo com o e-mail do trabalho, como os que chegam pelo Wellhub: o servidor da empresa aceita a mensagem e não entrega, sem aviso de erro. Também serve para o e-mail digitado errado.

1. Pergunte ao aluno um e-mail pessoal que ele abre.
2. Na ficha do aluno, abra as ações (os três pontinhos) e use Corrigir e-mail do convite.
3. Digite o e-mail novo e toque em Corrigir e enviar convite.

O e-mail de login passa a ser o novo, o convite vai para ele e o link enviado ao endereço anterior deixa de valer. A ação exige Gerir alunos na unidade do aluno e só aparece enquanto a conta nunca foi usada: convite pendente, o aluno nunca entrou no sistema, ele está só na sua academia e ainda não assinou termos nem triagem de saúde. Dá para corrigir até 3 vezes por aluno em 24 horas.

Se o aluno já entrou no sistema, o e-mail de login não muda pela academia: fale com a gente pelo suporte.

Menor de idade

Use Cadastrar menor, não Convidar aluno. Informe o nome e a data de nascimento do menor e o e-mail e o parentesco do responsável. Quem recebe o convite e assina os termos e a triagem de saúde é o responsável. Quando a triagem do menor está vencendo ou venceu, o aviso por e-mail vai para cada responsável ativo com e-mail cadastrado, nunca para o menor, mesmo que ele tenha login próprio. Se o adolescente vai usar o app, ligue Menor terá login próprio? e informe o e-mail dele, que precisa ser diferente do e-mail do responsável. Convidar aluno recusa data de nascimento de menor.

O menor também pode chegar sem responsável: um dependente que veio pelo Wellhub, ou alguém que confirmou ser menor no próprio cadastro. Enquanto não há responsável, ele fica parado na tela Cadastro de menor de idade (ou Fale com a recepção, se a data foi registrada pela academia, se tiver responsável em outra academia ou se já tiver concluído o cadastro em alguma), e a ficha dele mostra o selo Menor e a seção Responsáveis. Use Adicionar responsável nessa seção (exige Gerir alunos): o responsável recebe o convite e conclui os termos e a triagem pelo dependente. A partir daí, a tela do aluno passa a Aguardando o seu responsável.

Se a data foi digitada errada:

• Foi o próprio aluno que digitou a data, ele nunca concluiu o cadastro e não tem responsável: ele mesmo corrige, na tela de espera, em Corrigir data de nascimento, e segue o cadastro.
• A data foi registrada pela academia (em Editar dados ou em Cadastrar menor) ou pelo responsável, ou o aluno já concluiu o cadastro em alguma academia: só a equipe muda a data entre menor e maior de idade. Na ficha, toque no lápis ao lado do nome (Editar dados). Enquanto o aluno for menor, só a equipe mexe na data dele.
• Tem responsável ativo: a data não passa a maior de idade enquanto houver responsável. Remova o responsável antes, na seção Responsáveis.

No dia em que o aluno faz 18 anos, a responsabilidade termina sozinha: o responsável deixa de ver e de agir pelo cadastro dele, e a seção Responsáveis sai da ficha. Adicionar responsável só aceita quem tem menos de 18 anos. Se o aluno não tem e-mail, use Gerar acesso pelo celular na ficha para ele passar a entrar sozinho (veja Aluno sem e-mail).

Quando a academia corrige para menor a data de quem já assinou como adulto, os termos e a triagem de saúde que ele assinou ficam no histórico, mas deixam de valer: para menor, só vale o que o responsável assina. A entrada passa a ser negada por Consentimentos pendentes, a triagem aparece como Não preenchida e os termos aparecem como Aguarda o responsável no detalhe de conformidade. Adicione o responsável na seção Responsáveis: ele assina os termos e a triagem pelo dependente e o acesso volta.

Muitos alunos vindos de outro sistema

Ainda não existe importação em massa feita pela academia. Fale com a gente pelo WhatsApp antes de cadastrar um a um: combinamos o formato da exportação do seu sistema atual e fazemos a migração junto com você.

Se não deu certo

• "Esta pessoa já tem cadastro na plataforma...": veja Quando a pessoa já tem cadastro na plataforma, no começo deste artigo. Se ela não recebeu o e-mail, peça para entrar pelo navegador, com a conta que já usa: o pedido aparece logo na entrada.
• "CPF já vinculado a outro cadastro.": o CPF já está em outra conta. Não crie um segundo cadastro; confira o documento e o e-mail que a pessoa já usa.
• O CPF do aluno está errado: depois de registrado, o CPF vale em todas as academias da pessoa e não muda pela edição comum, nem pelo próprio aluno, que vê o campo travado. Na ficha, toque no lápis ao lado do nome (Editar dados) e use Corrigir CPF, com o documento em mãos: informe o CPF certo e o motivo, que fica registrado. Exige Gerir alunos.
• "O CPF já cadastrado não pode ser alterado por aqui...": o aluno ou o responsável tentou trocar o CPF. Confira o documento e corrija na ficha, em Corrigir CPF.
• "Limite de alunos do plano atingido...": o limite do plano chegou ao fim, contando os convites pendentes. Veja Configurações › Assinatura da plataforma.
• "Cadastro concluído, mas o e-mail não pôde ser enviado...": o aluno foi cadastrado; use Reenviar convite.
• O aluno diz que o link expirou ou já foi usado: olhe o selo dele. Se já é Ativo, ele criou a senha e o link do convite não vale mais: é só entrar com o e-mail e a senha, e a própria tela do link mostra o caminho. Se esqueceu a senha, use Esqueci minha senha, na tela de entrada. Se o selo ainda é Convite pendente, use Reenviar convite.
• "Menor de idade não pode ser convidado por aqui...": a data de nascimento é de menor. Use Cadastrar menor, que registra o responsável junto.
• "Para mudar a data de nascimento entre maior e menor de idade, fale com a recepção da academia." ou "A data de nascimento de menor de idade só pode ser alterada pela recepção da academia.": o aluno tentou mudar a própria data depois de concluir o cadastro, ou uma data registrada pela academia. Confira a data com ele e corrija na ficha, no lápis ao lado do nome (Editar dados).
• "Este cadastro tem um responsável ativo. A data só passa a maior de idade depois que a responsabilidade (guarda) for encerrada.": há responsável ativo para essa pessoa. Se ele aparece na seção Responsáveis da ficha, remova-o antes; se a seção estiver vazia, o responsável é de outra academia: fale com a gente pelo suporte.
• O e-mail foi digitado errado: se o aluno ainda não entrou no sistema, use Corrigir e-mail do convite, na ficha (veja O convite não chega). Se ele já entrou, o e-mail de login não muda pela academia: fale com a gente pelo suporte.
• Mensagem terminando em "o e-mail de login não muda pela academia" ou "não muda por aqui", ao corrigir o e-mail: a conta já foi usada, a pessoa também está em outra academia ou já assinou termos ou triagem. Fale com a gente pelo suporte.