Alunos Wellhub e TotalPass: como ligar e o primeiro acesso

Este guia é para quem administra a academia e recebe alunos do Wellhub (antigo Gympass) ou do TotalPass. Ele cobre como ligar a integração e o que acontece quando um aluno do parceiro aparece pela primeira vez, que é o momento em que a maioria das academias se enrola.

A integração depende do recurso Wellhub e TotalPass no plano da academia. Os check-ins que precisam da recepção aparecem em Check-in, que depende de Check-in e catraca, e o relatório de repasse fica em Relatórios.

Como funciona, em resumo

1. O aluno faz o check-in no app do Wellhub, como sempre.
2. O Wellhub avisa o sistema. Se for a primeira vez, o sistema cria o cadastro do aluno com o nome e o e-mail da conta Wellhub dele, e manda o convite.
3. O aluno cria a senha e completa o cadastro: dados, contato de emergência, triagem de saúde e termos.
4. Com o cadastro pronto, o sistema confirma a visita no Wellhub sozinho, em até uns 5 minutos. É essa confirmação que gera o repasse.

Da segunda visita em diante, o passo 2 e o 3 não existem: o check-in no app é confirmado em segundos.

O que o check-in confirmado vira depende de a unidade ter catraca, o que você diz em Configurações › Check-in e catraca, em Como a entrada é registrada:

• Sem catraca (o padrão): o check-in confirmado já é a entrada do dia. Ela aparece em Check-in, na lista Hoje na unidade, como Check-in Wellhub, e a recepção não precisa fazer nada. No painel do aluno aparece Entrou às…, sem Registrar entrada.
• Com catraca ou facial: o check-in confirmado só libera o dia. O aluno ainda passa na catraca, e é a passagem que vira a entrada. A confirmação no Wellhub acontece na hora do check-in, para a catraca já abrir quando ele chegar.

Nos dois casos, sem o check-in no app o aluno do Wellhub não passa: o Check-in do balcão, o QR do app do aluno e a catraca negam com Sem check-in no app do parceiro hoje. Depois do check-in no app, o QR do app do aluno abre a catraca normalmente naquela unidade, o dia inteiro. O check-in feito numa unidade não vale em outra. No app Alpha Treino e na área do aluno pelo navegador, a tela de check-in mostra, junto do QR, se o check-in do Wellhub de hoje já chegou e, na unidade com catraca, pede para passar na catraca. No plano (no app, em Ajustes › Meu plano), o aluno vê Pelo Wellhub no lugar de preço e vigência, com o aviso de que a entrada é liberada pelo check-in no app do parceiro, a cada visita.

Ligar a integração do Wellhub

1. Peça a integração no portal do Wellhub

No Portal do Parceiro do Wellhub, abra Integrações, escolha a unidade e o sistema de gestão (use "Outros" se o nosso não estiver na lista) e toque em Solicitar integração. O Wellhub manda por e-mail os próximos passos, com o ID de Produto. O Gym ID de cada unidade fica em ID das unidades, no mesmo portal.

2. Crie o plano do parceiro

1. Em Planos, toque em Novo plano.
2. Em Canal de venda, escolha Wellhub. O canal não muda depois.
3. Marque as Modalidades incluídas a que o benefício dá direito, com o tipo de acesso de cada uma.
4. Em Duração (meses), use 1 a 3 meses. Para plano de parceiro, a duração funciona como prazo de inatividade: o contrato se renova sozinho enquanto o aluno continua vindo. Por isso ele não aparece em contratos a vencer, nem na Visão geral nem em Relatórios › Membros: não há o que renovar.
5. Toque em Criar plano.

Plano de parceiro não tem preço nem cobrança: o dinheiro vem do repasse por visita. Ele também não aparece na venda de plano da ficha do aluno.

3. Conecte cada unidade

1. Em Configurações › Parceiros (Wellhub e TotalPass), toque em Conectar na unidade.
2. Preencha o Gym ID e o ID de Produto (agenda de aulas). Deixe o token e o segredo em branco: eles são da plataforma.
3. Toque em Salvar credenciais.

A unidade entra em verificação: a gente confirma que o Gym ID é mesmo da sua academia. Um chamado é aberto sozinho em Ajuda e suporte, e a resposta chega por e-mail. Enquanto isso, nada chega do Wellhub. Depois da liberação, use Testar conexão na unidade para conferir.

Cada unidade tem o seu Gym ID. Unidade sem Gym ID não recebe nada do Wellhub, mesmo que outra unidade da rede esteja conectada.

4. Diga qual plano o aluno do Wellhub recebe

1. Na mesma página, em Produtos e planos, toque em Mapear.
2. Em Código no parceiro, escreva * (vale para qualquer produto do Wellhub). Só use um código específico se quiser planos diferentes por produto: o código é o número que aparece em Testar conexão.
3. Em Plano interno, escolha o plano do passo 2 e toque em Salvar.

5. Se quiser, publique as aulas no app do Wellhub

Para o aluno reservar aula pelo app do parceiro, marque Publicar nos apps de parceiros no tipo de aula, em Agenda › Tipos de aula. As aulas dos próximos 7 dias aparecem lá em poucos minutos. Reserva pelo parceiro não tem fila de espera e exige a triagem de saúde em dia, então o aluno novo só consegue reservar depois de completar o cadastro.

Ligar a integração do TotalPass

No TotalPass, quem gera a chave de cada unidade é a própria academia, no portal de parceiros do TotalPass, para o Alpha Treino. A chave tem 36 caracteres.

1. Crie o plano do parceiro como no passo 2 do Wellhub, com Canal de venda TotalPass.
2. Em Configurações › Parceiros (Wellhub e TotalPass), no bloco TotalPass, toque em Conectar na unidade.
3. Cole a chave em API Key da unidade e toque em Salvar credenciais.

O sistema confere a chave com o TotalPass na hora: chave recusada não é salva. Com a chave aceita, o sistema cadastra sozinho, no TotalPass, os avisos de check-in e de reservas da unidade. Não há endereço para copiar nem para colar em portal. Se a unidade tiver mais de um plano no TotalPass, preencha também ID do plano das aulas: os planos aparecem em Testar conexão, com o ID e o código de cada um.

Depois, em Produtos e planos, mapeie * para o plano do passo 1, como no Wellhub. Para planos diferentes por plano do TotalPass, use o código que aparece em Testar conexão.

No TotalPass, o primeiro check-in também cria o cadastro do aluno, com o nome, o e-mail, o telefone e o CPF da conta TotalPass dele, e a visita tem 90 minutos para ser confirmada. As aulas com Publicar nos apps de parceiros vão para o app do TotalPass, e cada reserva feita lá é confirmada ou recusada pelo sistema na hora, pelas mesmas regras do Wellhub.

Antes de ligar: prepare os alunos

O que separa uma estreia tranquila de uma fila no balcão:

• Quem já é seu aluno e também vem pelo Wellhub: vincule o Wellhub ID dele na ficha, em Identificadores de acesso › Vincular, antes do primeiro check-in. Sem isso, o sistema não reconhece a pessoa, cria uma segunda conta com o e-mail da conta Wellhub e manda um convite para ela.
• Divulgue a página de primeiro acesso da academia para quem vem pelo Wellhub: alphafitness.digital/sua-academia/primeiro-acesso/wellhub, trocando "sua-academia" pelo endereço da sua. Ela explica, com o nome da sua academia, que o convite chega no e-mail da conta Wellhub (às vezes o do trabalho), o que o cadastro pede e por que fazer na hora.
• Combine com a recepção o roteiro da primeira visita, abaixo.

A primeira visita, no balcão

1. O aluno faz o check-in no app do Wellhub.
2. Peça para ele abrir o e-mail "Você foi convidado para" seguido do nome da academia, criar a senha e completar o cadastro ali mesmo. Leva uns 5 minutos.
3. Em Check-in, o check-in dele aparece em Precisa de atenção, com o motivo (Cadastro incompleto, enquanto ele preenche) e o prazo: vale até…, e vence em … min quando faltam 15 minutos ou menos.
4. Com o cadastro pronto, a visita é confirmada sozinha em poucos minutos, sai da fila e o aluno passa a aparecer em Hoje na unidade. Se a confirmação automática não vier, o item mostra as tentativas e o botão Validar agora.

E se não der tempo?

• Passou dos 90 minutos: a visita expira e não gera repasse. O aluno termina o cadastro mesmo assim e, na próxima visita, o check-in é confirmado na hora.
• O aluno precisa treinar e o cadastro não fica pronto: toque em Liberar e validar no item da fila e escreva o motivo. A visita é confirmada no Wellhub e a liberação fica registrada com o seu usuário. O mesmo botão aparece no painel do aluno, como Liberar e validar no Wellhub.
• Ele não consegue abrir o e-mail da conta Wellhub (é comum com o e-mail do trabalho, que aceita a mensagem e não entrega): abra a ficha dele e, nas ações (os três pontinhos), use Corrigir e-mail do convite com um e-mail pessoal. O convite vai para o endereço novo. Se ele precisa treinar antes de terminar o cadastro, toque em Liberar e validar no item da fila.
• O check-in aparece como sem aluno vinculado: o check-in chegou sem e-mail, e o sistema não teve como criar o cadastro. Use Vincular aluno no item da fila (precisa de Gerir alunos): escolha o aluno, e o Wellhub ID vai para a ficha dele e o check-in é validado.
• O aluno é menor de idade: o Wellhub aceita dependentes de qualquer idade, mas o menor não conclui o cadastro sozinho. Termos e triagem de saúde são do responsável. Na ficha do aluno, registre a data de nascimento no lápis ao lado do nome (Editar dados), se ainda não estiver lá: com data de menor, aparece a seção Responsáveis. Use Adicionar responsável e peça ao responsável para concluir o cadastro pelo convite que ele recebe. Até lá, a visita não é confirmada sozinha; se o menor precisar treinar, use Liberação manual.

Quando o check-in não chega sozinho

O normal é o check-in do app chegar sozinho. Se o aluno fez o check-in no Wellhub e nada aparece, use Validar parceiro, ao lado da busca em Check-in (no celular, só o ícone de aperto de mão): peça o Wellhub ID ao aluno e toque em Validar.

No TotalPass não há validação pelo balcão: o check-in chega pelo aviso do TotalPass e é confirmado por ele. Se o check-in chegou e está bloqueado, ele aparece em Precisa de atenção, com Liberar e validar, como no Wellhub. Se não chegou, fale com a gente.

Check-in que expirou sem validar

No fim de Precisa de atenção, em Check-in, a linha … check-ins expiraram sem validar hoje mostra quem foi e se a pessoa entrou mesmo assim. Sem validação, o parceiro não paga a visita.

No Wellhub, a academia pode pedir o check-in retroativo no Portal do Parceiro, até o dia 2 do mês seguinte à visita, quando a validação não aconteceu por um problema como erro do sistema de gestão ou prazo expirado. O pedido leva o Wellhub ID do aluno (fica na ficha, em Identificadores de acesso) e a data e a hora da visita. A regra e os motivos aceitos são do Wellhub: veja o artigo do Wellhub sobre check-in retroativo.

O repasse

As visitas confirmadas ficam em Relatórios › Parceiros, com o total do período, as pendentes e as Expiradas (sem repasse). O valor do repasse não vem do Wellhub pelo sistema: use Exportar CSV e compare com o extrato do portal do parceiro. O Financeiro mostra só a contagem de visitas confirmadas no mês, sem valor.

Se não deu certo

• "Gym-id em verificação" na unidade: a gente ainda está confirmando o Gym ID. Se você não pediu a integração no portal do Wellhub, esse é o passo que falta.
• "Credencial da Wellhub inválida ou o gym-id não pertence a este token.": confira o Gym ID da unidade em ID das unidades, no portal.
• "Parceiro sem plano configurado" ou visitas que nunca são confirmadas: falta o mapeamento em Produtos e planos, ou o plano mapeado foi arquivado.
• "O check-in da Wellhub expirou (vale 90 minutos).": peça ao aluno um novo check-in no app.
• "O aluno não fez check-in no app da Wellhub.": a confirmação só existe depois do check-in no app.
• Sem check-in no app do parceiro hoje, no balcão ou na catraca: o aluno não fez o check-in no app do Wellhub hoje nesta unidade. Peça o check-in no app; em instantes a entrada é liberada.
• "Este CPF já pertence a outro cadastro.", no cadastro do aluno: ele já era seu aluno com outro e-mail e o sistema criou uma segunda conta. Fale com a gente pelo suporte para juntar os acessos, e vincule o Wellhub ID na ficha antiga.
• Atualizar a credencial de uma unidade: Atualizar credencial abre com o Gym ID em branco. Digite de novo antes de salvar.