Integração com Wellhub e TotalPass para academias

Qual é a situação de cada integração?

O Wellhub roda em produção desde outubro de 2026, com check-ins reais. A TotalPass está construída e publicada, mas nenhuma academia real usa ainda: falta o teste de homologação com eles. Se a TotalPass pesa na sua decisão, fale com a gente antes de contratar.

O que acontece quando o aluno faz check-in no app?

1. O aluno faz o check-in no app do parceiro, como sempre.
2. O parceiro avisa o sistema. Na primeira visita, o cadastro é criado com os dados da conta dele no parceiro, e o convite vai por e-mail.
3. O aluno cria a senha e completa o cadastro: dados, contato de emergência, triagem de saúde e termos.
4. Com o cadastro pronto, a visita é confirmada no parceiro em até uns 5 minutos. É essa confirmação que gera o repasse.

Da segunda visita em diante, os passos 2 e 3 não existem. Nos check-ins reais do Wellhub até 5 de novembro de 2026, 85% foram confirmados em menos de 10 segundos.

Sem catraca, o check-in confirmado já é a entrada do dia, e a recepção não precisa fazer nada. Com catraca ou facial, ele só libera o dia: o aluno ainda passa na catraca, e a passagem vira a entrada. Sem check-in no app, o aluno de convênio não entra, e o check-in de uma unidade não vale em outra.

E se o aluno não terminar o cadastro a tempo?

A visita precisa ser confirmada em até 90 minutos depois do check-in no app. Passou disso, ela expira e não gera repasse. O aluno termina o cadastro mesmo assim, e a próxima visita é confirmada na hora.

• Se ele precisa treinar antes, a recepção usa Liberar e validar, que confirma a visita e guarda o motivo e quem liberou.
• O convite vai para o e-mail da conta no parceiro, às vezes o do trabalho. Dá para corrigir esse e-mail na ficha do aluno.
• Para o Wellhub, cada academia tem uma página de primeiro acesso, com o nome dela, para divulgar antes da primeira visita.
• No Wellhub, a academia pode pedir o check-in retroativo no portal deles até o dia 2 do mês seguinte à visita. A regra e os motivos aceitos são do Wellhub.

A reserva pelo app do parceiro ocupa uma vaga de verdade?

Sim. A reserva ocupa a mesma vaga da grade, então a turma não estoura por causa de reserva de fora. Você escolhe quais tipos de aula publicar, e as aulas dos próximos 7 dias aparecem no app do parceiro em poucos minutos. A reserva pelo parceiro exige a triagem de saúde em dia, então o aluno novo só reserva depois de completar o cadastro.

Como conferir o repasse?

Em Relatórios › Parceiros ficam as visitas confirmadas do período, as pendentes e as expiradas, que não geram repasse. O CSV serve para comparar com o extrato do portal do parceiro. O valor em reais não vem pelo sistema: ele garante a contagem, e o dinheiro continua sendo conferido no extrato.

O aluno de convênio tem acesso a quê?

Ao mesmo que os outros alunos: cadastro, ficha de treino, avaliação e reserva de aula, com um contrato sem mensalidade. O plano do parceiro, criado pela academia, define quais modalidades ele cobre.

Quem já é seu aluno e também vem pelo Wellhub precisa ter o Wellhub ID vinculado na ficha antes do primeiro check-in. Sem isso, o sistema não reconhece a pessoa e cria uma segunda conta.

O que preciso para ligar a integração?

O recurso está nos três planos públicos. Além dele, a academia precisa estar credenciada no parceiro, porque as chaves são deles e nenhum sistema liga a integração sozinho.

• Wellhub: peça a integração no Portal do Parceiro. Se o nosso sistema não estiver na lista, escolha "Outros". Depois informe o Gym ID e o ID de Produto de cada unidade, e a gente confirma que o Gym ID é da sua academia antes de liberar.
• TotalPass: a academia gera a API Key de cada unidade no portal deles, e o sistema confere a chave ao salvar.
• Nos dois: crie um plano do parceiro, sem preço, e diga que ele é o plano do aluno daquele parceiro.

O passo a passo e o roteiro da primeira visita estão no guia Alunos Wellhub e TotalPass.

Wellhub e TotalPass são marcas dos respectivos titulares. Os prazos e as regras citados aqui são dos parceiros e podem mudar.