App da equipe: o que a recepção e os professores fazem no celular

Este guia é para a gestão e a equipe. Ele explica o que a recepção, os professores e a gestão fazem no app Alpha Gestão e o que continua só no site. O app não substitui o sistema no navegador: ele leva para o celular o balcão, a chamada e a ficha do aluno.

O app é gratuito na App Store e no Google Play, para iPhone, iPad e Android, no celular e no tablet. Ao procurar na loja, use o nome Alpha Gestão. O aluno usa outro app, o Alpha Treino: veja App de Treino.

Como entrar

• A entrada é com e-mail e senha, os mesmos do site, criados pelo convite da academia. O app não aceita o CPF no lugar do e-mail, e não existe cadastro pelo app.
• Esqueci minha senha, na tela de entrada, abre a recuperação de senha do site.
• Conta sem vínculo de equipe ativo em nenhuma academia vê Sem acesso de equipe. Confira em Equipe se a pessoa tem acesso e se o convite foi para o e-mail certo. Quem é só aluno usa o Alpha Treino.
• Quem trabalha em mais de uma academia escolhe qual abrir e troca depois em Mais › Trocar de academia.
• O primeiro acesso a cada academia precisa de internet.

Unidade

Quem atende em mais de uma unidade escolhe a unidade no seletor do topo da tela ou em Mais › Unidade. As permissões valem na unidade escolhida, e a entrada é registrada nela. Trocar de unidade precisa de internet.

O que cada pessoa vê

As abas e as ações seguem as permissões do papel da pessoa na unidade escolhida. Quando você muda o papel de alguém no site, o app acompanha sem a pessoa sair da conta: as permissões são relidas quando ela volta ao app, no máximo uma vez por minuto.

O que dá para fazer

• Receber o aluno no balcão. Leia o QR do aluno com a câmera ou busque pelo nome ou pelo CPF, a partir de 3 caracteres. O app mostra se o acesso está liberado ou bloqueado, e por quê. Registrar a entrada exige Realizar check-in. A liberação manual de quem está bloqueado pede o motivo, que fica registrado com o seu usuário.
• Foto do aluno. Tirar foto (ou Trocar foto) usa a câmera e exige Gerir alunos. O app não faz reconhecimento facial.
• Chamada. Quem tem Realizar check-in na unidade da aula faz o Check-in de cada aluno, usa Marcar todos como presentes ou Marcar restantes como falta e corrige pelo menu de cada aluno. Logo depois de marcar, Desfazer volta atrás. A chamada abre 1 hora antes do início da aula.
• Inscrições. Inscrever aluno, cancelar reserva e promover alguém da fila de espera exigem Gerir agenda na unidade da aula.
• Ficha do aluno. A seção Plano (plano, situação e próxima cobrança) aparece para quem tem Ver financeiro na unidade sede do aluno, e as anotações da equipe para quem tem Ver anotações da equipe. Atribuir modelo de treino exige Programar treinos.
• Receber e cobrar. Quem também tem Gerir financeiro vê, na seção Plano, os títulos em aberto. Receber dá a baixa de um título e compartilha o recibo, e Cobrar monta a mensagem de cobrança e abre o WhatsApp. Os dois exigem essa permissão na unidade do título.
• Família. A partir da versão 1.1.0 do app. Quando o titular de um grupo familiar paga a mensalidade de um dependente, o título do dependente mostra Paga por e o nome do titular. Em Receber, Pago por já vem com o titular, e dá para trocar para O próprio aluno; em Cobrar, Mandar para escolhe entre Titular e O próprio aluno. Na ficha do titular, Mensalidades da família traz Receber da família: cada mensalidade marcada é quitada inteira e ganha o seu recibo. Veja "Receber da família" em Recepção: guia do balcão.
• Check-in pelo celular. A partir da versão 1.1.0 do app. Na unidade com o recurso ligado, a lista do dia e o painel do aluno mostram a entrada como Check-in pelo celular, com por onde e a que distância, por exemplo pelo app, a 30 m (±12 m). Quem foi barrado na porta aparece em Precisa de atenção, na tela Hoje. Veja Check-in pelo celular.
• Convidar aluno. Na aba Alunos, quem tem Gerir alunos convida aluno adulto, com nome, e-mail e data de nascimento. Aluno sem e-mail é cadastrado pelo CPF, e a ficha traz Coletar no balcão e Gerar acesso pelo celular, como no site. Cadastro de menor e endereço ficam no site.
• Documentos. Quem tem Lançar e aprovar documentos dos alunos analisa os documentos enviados pelos alunos, a partir das Pendências da tela Hoje. Abrir o arquivo segue as mesmas regras do site.
• Suporte. Em Mais › Ajuda e suporte, quem tem Falar com o suporte da plataforma abre chamados com a plataforma, responde e encerra. Anexar arquivo fica no site.
• Painel. Números do dia, na tela Hoje, e Mais › Painel aparecem para quem tem Ver financeiro ou Ver relatórios.

Sem internet

Quase tudo precisa de internet: busca, QR, entrada, foto, inscrição, anotação, receber, cobrar, convite e troca de unidade.

A exceção é a chamada:

• A lista da aula fica salva no aparelho quando é aberta com internet no mesmo dia. As aulas do próprio professor no dia são salvas sozinhas enquanto a tela Hoje está aberta.
• Sem sinal, a aula abre com o aviso Sem conexão. Lista salva às e a hora, e o Check-in, Marcar todos como presentes e Marcar restantes como falta continuam funcionando. O que foi marcado sobe sozinho quando a conexão volta.
• Corrigir uma presença ou falta que já chegou ao sistema precisa de internet.
• A marcação feita sem internet vale até o fim do dia. Se não for enviada até lá, a aula mostra Chamada de ... não enviada, com Descartar marcação, e o aviso aparece também em Pendências, na tela Hoje.
• Sair da conta com chamada não enviada mostra o aviso Chamada ainda não enviada. Se a mesma pessoa entrar de novo no aparelho, o app envia o que ficou. Se outra pessoa entrar, o que ficou é apagado.

O que fica só no site

Em Mais › Na web, Gestão completa abre o sistema no navegador, já na unidade escolhida, e Console de check-in abre o balcão do site. Em Mais › Conta, Meus dados, Privacidade e meus dados e Excluir minha conta também abrem o site.

Ficam só no site, entre outras coisas: montar a grade de aulas, montar treinos, vender planos, o financeiro completo, os relatórios e as configurações. A assinatura do sistema não aparece no app.

Bloqueio do app

Em Mais, a opção Bloquear o app neste aparelho pede a biometria ou a senha do aparelho ao abrir o app e ao voltar a ele depois de 5 minutos fora. Para ligar, a pessoa confirma com a própria biometria ou senha.

A academia pode exigir o bloqueio de toda a equipe em Configurações › App da equipe, com Exigir bloqueio no app da equipe e o tempo em Travar depois de (1, 2 ou 5 minutos). A regra vale para todas as unidades, e só quem tem Configurações da unidade com alcance Rede muda essa regra. Quem trabalha em mais de uma academia fica com a regra mais estrita entre elas. Com a exigência ligada:

• ninguém desliga o bloqueio pelo app;
• o app trava depois desse tempo parado na tela, sem toque, e ao voltar depois desse tempo fora;
• aparelho sem senha nem biometria não abre o app.

Com o bloqueio ligado, por escolha da pessoa ou da academia, o app esconde a tela na lista de apps abertos e, no Android, impede a captura de tela.

Se alguém da equipe disser que...

• "Aparece Sem acesso de equipe.": a conta não tem vínculo de equipe ativo em nenhuma academia. Confira em Equipe e no e-mail do convite.
• "Não aparece o botão de Check-in.": a pessoa precisa de Realizar check-in, e o plano da academia precisa ter o recurso Check-in e catraca.
• "Não vejo os números do dia.": eles aparecem só para quem tem Ver financeiro ou Ver relatórios.
• "A chamada não foi enviada.": a marcação feita sem internet passou do fim do dia. Abra a aula com internet, confira a lista e corrija o que faltar.
• "O app pede biometria toda hora.": a academia, ou outra academia em que a pessoa trabalha, exigiu o bloqueio em Configurações › App da equipe. Sem a exigência, a pessoa desliga em Mais.
• "Preciso de algo que o app não tem.": Mais › Na web › Gestão completa continua no site.