Glossário e regras do sistema

Os termos que aparecem nas telas e o que cada um quer dizer, e as regras que valem para o sistema inteiro. Use como consulta quando uma palavra da tela não for óbvia.

Termos

Pessoas e acesso

• Vínculo: a ligação de uma pessoa com uma academia. A mesma conta pode ter vínculo com mais de uma academia e entra em todas com a mesma senha.
• Módulo: cada lado do sistema. Gestão é o da equipe; Aluno é o de quem treina. A pessoa entra no módulo em que tem algum papel.
• Papel: o pacote de permissões de uma pessoa da equipe, como Administrador, Recepcionista ou Professor. Veja Perfis e permissões.
• Permissão: cada coisa que um papel libera, como Ver alunos ou Gerir financeiro. A lista completa está em Permissões e papéis padrão.
• Exceção: uma permissão dada ou tirada de uma pessoa só, sem mudar o papel dela. Quem tem exceção aparece com o selo Personalizado na lista.
• Status do aluno: Convite pendente (ainda não criou a senha), Ativo, Acesso pausado (suspenso pela academia) e Inativo (acesso removido, com os dados guardados).

Estrutura

• Unidade: cada endereço físico da academia, também chamado de filial.
• Rede: todas as unidades juntas, incluindo as que forem abertas depois. Papel com alcance Rede vale em todas.
• Unidade ativa: a unidade escolhida no topo da gestão. Ela define o que você vê e onde o que você faz fica registrado.
• Modalidade: cada atividade que a academia oferece: musculação, funcional, pilates. Todo plano inclui pelo menos uma.

Planos e dinheiro

• Plano: o que a academia vende, com preço, recorrência e regras. Fica em Planos.
• Contrato: o plano vendido a um aluno, com as condições congeladas no dia da venda. Mudar o plano depois cria uma versão nova e não altera os contratos já vendidos.
• Tipo de acesso: como cada modalidade do plano libera o aluno: Acesso livre, Sessões por semana (renova toda segunda) ou Pacote de aulas (vale o contrato inteiro).
• Vigência: o período em que o contrato vale. Fora dela, a entrada é negada com Fora da vigência. Suspender um contrato estende a vigência pelos dias suspensos.
• Fidelidade: os meses mínimos do contrato. Sair antes pode gerar a multa de cancelamento, limitada a 10% pelo Código de Defesa do Consumidor.
• Carência: os dias de tolerância depois do vencimento. Dentro da carência, o aluno está atrasado e ainda entra; depois dela, fica inadimplente e a entrada é negada com Pagamento em atraso.
• Troca de plano não apaga dívida: o que ficou em aberto no plano anterior continua devido. A cobrança aparece junto das do plano novo, com plano anterior e o nome dele na descrição, e conta para a carência e para o bloqueio como as outras.
• Taxa de matrícula: cobrada junto com a primeira parcela. Pode ser isentada na venda.
• Desconto: redução sobre o preço de tabela do plano, dada na venda: percentual, valor por cobrança ou valor combinado (o valor acertado com o aluno). Fica congelado no contrato, pela vigência inteira ou só nas primeiras parcelas (promoção). O de vigência inteira pode seguir na renovação; a promoção, não. Depois da venda, dá para dar desconto numa cobrança em aberto. Na DRE, os descontos saem da receita bruta, e a margem é sobre a receita líquida.
• Regra de desconto: promoção, desconto de empresa parceira, família ou outra regra que a academia cadastra em Planos. A equipe aplica na venda sem precisar de desconto livre; o contrato guarda o desconto do dia da venda. Mudar a regra depois vale para as próximas vendas e renovações e para a troca de plano que abre vigência nova; uma proposta de troca já enviada precisa ser refeita.
• Grupo familiar: titular e dependentes de uma regra de família, montado na ficha do titular. O dependente recebe o desconto enquanto o titular tem plano; sair do grupo não muda o plano atual, e o grupo é conferido de novo na renovação.
• Quem paga (família): por dependente, cada um paga o seu ou o titular paga. Quando o titular paga, as mensalidades do dependente que vencem a partir daquele dia são cobradas do titular, que as vê e recebe os recibos. O contrato e a dívida continuam do dependente, e só ele é bloqueado na entrada se a mensalidade ficar em aberto.
• Isento: cobrança que o desconto zerou. Aparece como quitada, sem nada a receber.
• Mensalidade fora do sistema: plano em que a academia cobra por fora. A venda não gera mensalidade nem pede assinatura; o valor fica só como referência e não entra no MRR nem no ticket médio do financeiro.
• Cobrança avulsa: uma cobrança fora do plano, como uma taxa ou um produto.
• Recibo: o comprovante de pagamento, numerado por ano (por exemplo, 000123/2026). Não é nota fiscal.

Entrada, check-in e visita

• Entrada: a presença registrada na unidade naquele dia, uma por aluno. Vem do balcão, da catraca ou, na unidade sem catraca, do check-in confirmado do Wellhub ou do TotalPass ou do check-in pelo celular do próprio aluno. Registrar de novo no mesmo dia mostra Já entrou hoje e não grava outra.
• Passagem: cada leitura da catraca ou do leitor. A primeira do dia é a entrada; as seguintes ficam registradas e não contam de novo. Na lista Hoje na unidade, do Check-in, a linha do aluno soma as passagens (3 passagens).
• Check-in do parceiro: o aviso de chegada que o aluno faz no app do Wellhub ou do TotalPass. Confirmado, gera o repasse e libera o dia naquela unidade.
• Check-in da aula: a presença numa aula.
• Visita: um aluno num dia, pela entrada ou pela presença em aula. É o que contam Visitas hoje na Visão geral, o relatório de frequência e os dias sem visita do risco de evasão.
• Modo de entrada da unidade: Sem catraca (o check-in confirmado do parceiro já é a entrada) ou Com catraca ou facial (a entrada é a passagem). Fica em Configurações › Check-in e catraca.

Saúde, termos e documentos

• PAR-Q ou triagem de saúde: as 7 perguntas de prontidão para atividade física. Vale 12 meses. Um "sim" não bloqueia o cadastro: recomenda liberação médica e marca o aluno com Atenção médica para quem tem acesso à saúde.
• Termo ou consentimento: o que o aluno lê e aceita no cadastro. Dois são obrigatórios (tratamento de dados e termo de responsabilidade) e três são opcionais (atendimento emergencial, uso de imagem e mensagens de marketing).
• Reconsentimento: quando a academia publica uma versão nova de um termo obrigatório, quem aceitou a anterior precisa aceitar de novo no próximo acesso. Até lá, a entrada é negada com Consentimentos pendentes.
• Documento do aluno: atestado, laudo ou exame que a academia exige, configurado em Configurações › Documentos do aluno, com validade e o efeito da falta: Apenas avisa ou Bloqueia a entrada.
• Comprovante assinado: o registro de uma assinatura do aluno (termo, triagem, contrato ou avaliação), com data, hora e aparelho.
• Aviso: uma anotação da equipe que aparece em amarelo na ficha e no balcão. Ele só informa: nunca libera nem bloqueia a entrada.
• Conformidade: a área que reúne quem está com termos, triagem ou documentos pendentes, e os pedidos de privacidade (LGPD).

Regras do sistema

O dia é o da unidade

Tudo que fala em "hoje" segue o fuso da unidade: vencimentos, validade de avisos e documentos, a lista Hoje na unidade do check-in e os relatórios do dia. Isso vale mesmo para quem acessa de outro fuso.

Remover não é apagar

Remover acesso deixa o aluno inativo e guarda tudo: histórico, contratos, cobranças e assinaturas. Ele pode ser reativado depois. Desinstalar o app também não apaga nada.

Exclusão de dados (LGPD)

• Só o próprio aluno, ou o responsável legal de um menor, pode pedir a exclusão da conta. A academia não pede no lugar dele.
• O aluno pede pela área de privacidade da conta, onde também baixa uma cópia dos próprios dados.
• O pedido chega à academia em Conformidade › Solicitações de privacidade. Aprovar exige a permissão Processar solicitações de privacidade (LGPD) e é definitivo: os dados pessoais são apagados ou anonimizados. Registros financeiros e comprovantes que a lei manda guardar ficam, mas sem identificar a pessoa.

Registros que ficam

• Toda passagem fica registrada, inclusive as negadas e as liberações manuais, com quem liberou e o motivo.
• Todo pagamento registra quem deu a baixa.
• Termos e triagens assinados formam um histórico que só cresce: uma assinatura nunca é editada.
• Anotações da equipe guardam as versões anteriores quando alguém edita.

Teste, assinatura e suspensão da academia

• A academia começa com 30 dias de teste, sem cartão.
• Se o teste acaba sem assinatura, ou se o pagamento da assinatura fica mais de 10 dias pendente, a academia é suspensa: a equipe e os alunos veem Academia indisponível até regularizar, e o Administrador é levado direto à tela de assinatura.
• Durante a suspensão, os avisos param: lembretes de aula, de PAR-Q e de documentos, avisos no app e no celular, e-mails de aviso e campanhas não saem para alunos nem para a equipe. Os e-mails da assinatura e as respostas do suporte continuam chegando.
• Na suspensão, os dados continuam guardados por 90 dias. Assinando nesse prazo, a academia volta com os dados exatamente como estavam, e os avisos recomeçam pela situação de cada aluno naquele dia (um PAR-Q que venceu no período, por exemplo, gera o lembrete na volta). Aviso que já estava na fila quando a academia foi suspensa não sai atrasado, e a campanha agendada para o período aparece como Cancelada. A exceção é o recibo de pagamento que ainda não tinha saído: ele é enviado quando a academia volta.